Archiv štítku: Vnitřní předpisy

Spisový a skartační řád pro školy

Spisový a skartační řád …………. (název a adresa MATEŘSKÉ ŠKOLY)

Obsah

1. Úvodní ustanovení

2. Příjem dokumentů

3. Evidence dokumentů

4. Vyřizování dokumentů

5. Podepisování dokumentů a užití razítek

6. Odesílání dokumentů

7. Ukládání dokumentů

8. Vyřazování dokumentů

9. Závěrečná ustanovení

Čl. 1

Úvodní ustanovení

1. Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v souladu s vyhláškou č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.

2. Má platnost pro mateřskou školu ………….(dále již pouze „MŠ“) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance.

3. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti MŠ, popřípadě z činnosti jejího právního předchůdce, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností.

4. Za dokument se považuje každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který je do MŠ doručován nebo vzniká z její činnosti.

5. Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky.

6. Základní pojmy:

– spisovna je vyčleněný prostor, kam se ukládají vyřízené dokumenty MŠ do doby uplynutí jejich skartačních lhůt

– skartační lhůta je doba, po kterou jsou dokumenty uloženy ve spisovně MŠ

– spisový znak je znak, vyjadřující věcné zařazení písemností

– skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Pardubicích. Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“

– skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami

– skartační řízení je proces, při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných

Čl. 2

Příjem dokumentů

1. Dokumenty doručené do MŠ přijímá ………(uvést konkrétní funkci, např. ředitelka, hospodářka ), která za stav spisové služby odpovídá.

2. Kdo … konkrétní funkce … zkontroluje, zda souhlasí počet listů a příloh  dokumentů a všechna doručená podání v den, kdy byla doručena do MŠ, opatří otiskem podacího razítka. Po zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří jej identifikátorem elektronické podatelny a předá k vyřízení.

3. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance, předá se mu neotevřený. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje se obdobně.

4. Podací razítko obsahuje vždy: název MŠ, datum doručení, číslo jednací, počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost.

5. Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného kalendářního roku nebo celým rokem a lze ho doplnit o spisovou značku zaměstnance. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem.

6. Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:

a) došlé:

– knihy, noviny, časopisy, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání),

b) vlastní:

– koncepty, pomocné a interní dokumenty,

– neschopenky, dovolenky, propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců,

– dokumenty, u nichž je vedena samostatná evidence.

7. Obálka se u spisu ponechává:

– není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na obálce

– není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele)

– má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např. posouzení dodržení lhůty)

– u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku

– je-li adresa odesílatele pouze na obálce

– u stížností

Čl. 3

Evidence dokumentů

1. Pro veškerou agendu MŠ je veden jeden podací deník, který je v záhlaví označen názvem mateřské školy.

2. Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly. Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku.

3. Dokumenty se zapisují do podacího deníku, který obsahuje údaje:

–  pořadové číslo dokumentu

– datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně

– identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako „vlastní“,

–  číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,

–  stručný obsah dokumentu,

–  kdo dokument vyřizuje

–  adresát a způsob vyřízení,

– den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků  příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh

– spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu

4. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné řádky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a označí slovy „Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím…“ a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby.

5. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce „Uloženo“ číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. Pokud je podací deník veden v digitální podobě, spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu.

6. Zápisy do podacího deníku, pokud jsou vedeny v listinné podobě, se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. V případě potřeby se nahradí správným zápisem. Oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo ji provedl.

7. Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník a vede se k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní evidované dokumenty mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce „Vyřízeno“ se do podacího deníku zapíše „Sběrný arch“.

8. MŠ vede samostatnou evidenci dokumentů, na které se vztahují zvláštní právní předpisy, např. evidenci faktur, evidenci správních rozhodnutí, stížností, apod.

Čl. 4

Vyřizování dokumentů

1. Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení zpracovateli a ten potvrdí podpisem jeho převzetí v podacím deníku.

2. Jestliže se zjistí, že MŠ není příslušná k vyřízení dokumentu, postoupí jej příslušnému místu a odesílatele o tom vyrozumí.

3. Spis se musí vyřídit nebo zpracovat věcně, srozumitelně a bez průtahů. Za vyřízení spisu zodpovídá zpracovatel. Vyřídí-li se dokument jinak než v listinné formě (např. telefonicky, osobním jednáním), učiní se o tom na dokumentu i v podacím deníku záznam.

4. Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku v něm zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení dokumentu. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, se tato skutečnost uvede v kolonce „Vyřízeno“ podacího deníku.

5. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku.

6. Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání. Dokument v digitální podobě musí být převeden do analogové formy odpovídající době jeho vyřízení a opatřen náležitostmi originálu.

7. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který tvoří přílohu č. 1.

ČI.  5

Podepisování dokumentů a užívání razítek

1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy MŠ. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka.

2. MŠ vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance.

3. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: ztráty jeho platnosti, jeho ztráty nebo jeho opotřebování.

4. Ztrátu úředního razítka MŠ bezodkladně oznámí……….nevím, asi svému zřizovateli. V oznámení uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá.

Čl. 6

Odesílání dokumentů

1. Odesílání dokumentu zajišťuje MŠ prostřednictvím pověřené osoby. Písemnosti jsou odesílány podle jejich závažnosti obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou, telefaxem, osobně nebo kurýrem.

2. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení připojí k příslušnému spisu.

Čl. 7

Ukládání dokumentů

1. Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty MŠ jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů (dále jen „spisovna“).

2. Dokumenty se ukládají do spisovny zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle.

3. Ve spisovně se ukládají písemnosti podle věcných hledisek v označených pořadačích či balících. Na štítku se uvede název MŠ, název písemnosti, časový rozsah, skartační znak s lhůtou. Před předáváním písemností je třeba vytřídit multiplikáty, koncepty, kopie.

4. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný a uloží ho. O uložených dokumentech vede evidenci buď formou předávacích protokolů nebo v archivní knize. Ve spisovně se dokument ukládá věcně podle spisového plánu MŠ.

5. O zapůjčených dokumentech vede spisovna knihu zápůjček (sešit). Do ní pracovnice zodpovědná za spisovnu zaznamená vždy datum zápůjčky, číslo jednací dokumentu, obsah a jméno a příjmení příslušného zaměstnance, který zapůjčení potvrdí svým podpisem.

6. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.

7. Kroniky a ostatní významné dokumenty se ukládají tak, aby byly maximálně zabezpečeny před poškozením nebo zničením.

Čl. 8

Vyřazování dokumentů

1. Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost MŠ a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty platnosti nebo opotřebení.

2. Skartační řízení se provede na základě skartačního návrhu. Při malém nárůstu písemností během jednoho roku může být skartační řízení provedeno za delší období, nesmí však přesáhnout dobu 5 let. Skartační návrh zašle MŠ Státnímu okresnímu archivu v Pardubicích (dále již SOkA Pardubice) k posouzení a k výběru archiválií, a to v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. K provedení skartačního řízení sestaví skartační komisi, jejímž členem je vždy pracovník zodpovědný za vedení spisovny.

3. Skartační návrh obsahuje: označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, dobu jejich vzniku, jejich množství a návrh termínu provedení skartačního řízení.

4. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.

5. Na základě skartačního návrhu provede archivář ze SOkA Pardubice odbornou archivní dohlídku, při níž posoudí dokumenty a uloží skartační komisi sepsat upravený seznam archiválií a dokumentů vytříděných ke skartaci. Seznam bude přiložen ke skartačnímu protokolu, který obsahuje i souhlas  se zničením vyřazených dokumentů skupiny „S“.

6. Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí MŠ jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny.

7. Dokumenty vybrané jako archiválie předá MŠ v dohodnutém termínu do SOkA Pardubice.

Čl. 9

Závěrečná ustanovení

1. Tímto spisovým a skartačním řádem se ruší spisový a skartační řád z roku ……

2. Tento spisový řád nabývá účinnosti dnem ….. 200…

3. Doplňte co potřebujete

 

kulaté razítko                            ……………..

ředitel(ka) MŠ

 

Seznam příloh:

1. Spisový a skartační plán

2. Vzor skartačního návrhu

3. Máte-li potřebu uvést  nějaký vzor

4.

 

Příloha č. 1

Spisový a skartační plán

lze si ukládací znaky rozšířit, upravit podle vlastního typu agendy. V principu lze spisový znak rozšiřovat nebo více rozčleňovat např. 202 hospodaření a správa je dále členěn 202.1, 202.2 atd. – rozčleňte si podle vlastních potřeb

Spisový

znak     Název dokumentu          Skartační znak a lhůta

Všeobecné věci a organizace

101       Statut, zřizovací listina, rozhodnutí o zařazení do sítě škol A 10

102       Dekrety jmenovací, odvolací (ředitele)     A 10

103       Agenda ředitele (zastupování, podpisové oprávnění, apod.)          A 10

104       Dekrety o zřízení, sloučení, delimitaci a rušení MŠ            A 10

105       Organizační struktura MŠ           A 5

106       Interní směrnice a řády MŠ        A 5

107       Smlouvy

107.1    – kolektivní smlouvy        A 10

107.2    – smlouvy hospodářské   S 5

107.3    – smlouvy o pojištění, pronájmu, ostatní  S 5

108       Zápisy z porad   A 10

109       Jednání se zřizovatelem A 10

110       Kontrolní činnost nadřízených orgánů      A 5

111       Statistika a výkaznictví

111.1    – roční, souhrnné zprávy, přehledy, hodnocení     A 5

111.2    – ostatní a podklady       S 5

112       Kroniky a časopisy MŠ, dokumentace ke kronice   A 10 *1

113       Čestné názvy MŠ, významná blahopřání  A 10

114       Hmotná odpovědnost (po ztrátě platnosti)           S 1

115       Podací deníky    A 5  *1

116       Skartační návrhy a protokoly       A 10

Majetek mateřské školy 

201       Evidence majetku školy  A 10 *2

202       Hospodaření a správa majetku

202.1    – převody majetku, kupní a darovací smlouvy       A 10

202.2    – investice (nezakládá-li se do dokumentace stavby)         A 10

202.3    – veřejná soutěž, smlouvy o dílo  V 10

202.4    – drobné opravy a údržba           S 5

203       Inventarizace majetku

203.1    – mimořádná ke dni vzniku, zániku, reorganizaci  A 10

203.2    – inventární soupisy, karty          S 5

Personální práce

301       Pracovní smlouvy, odměňování   S 5

302       Finanční náhrady           S 10

303       Osobní spisy      S 45

303.1    – odchod do důchodu (nebo něco jiného, co potřebujete nebo lze řádek vyhodit, ukázka )   S 5

304       Mzdové listy nebo výplatní listiny nahrazující mzdové listy S 45

305       Dohody o provedení práce a pracovní činnosti      S 10

306       Kniha docházky  S 3

Finance

401       Rozpočty

401.1    – roční včetně rozborů    A 10

401.2    – ostatní, podklady         S 5

402       Účetnictví

402.1    – roční účetní výkazy      A 10

402.2    – ostatní výkazy, měsíční, podklady          S 10

402.3    – výplatní listiny S 5

403       Dotace  S 5

404       lze doplnit podle vlastní potřeby

Pedagogický úsek

501       Přijímání dětí do MŠ (je to formou rozhodnutí?)   S 5

502       Přehled výchovné práce  S 10

503       Přehled o docházce        S 10

504       Evidenční list pro děti v MŠ         S 10

505       Záznam o školním úraze

505.1    – těžké a smrtelné         A 10

505.2    – kniha úrazů     A 5

505.3    – ostatní úrazy   S 5

506       Péče o těžce postižené děti        V 5

507       Sledování sociálních poměrů a vedení evidence    V 5

508       Hygienická služba, ozdravovny, lékařské prohlídky            S 5

509       Školy v přírodě (podklady, seznamy dětí, vyúčtování)        S 5

510       Seznamy dětí    V 5

511       Odborné testy pedagogicko psychologické poradny (ukázky)         A 10

Stravování

601       Denní výpis z výdejek     S 3

602       Evidenční listy obalů       S 5

603       Jídelní lístky       S 1

604       Kniha zbytků      S 3

605       Inventurní soupis D4T 57 nebo D4T 51    S 10

606       Inspekční záznam          S 3

607       Peněžní deník, pokladní kniha     S  5 nebo S 10

608       Přihlášky ke stravování, poukázky ke stravování (nepoužité)          S 3

609       Skladní karta zásob        S 5

610       Stravenky použité          S 1

611       Výdejky potravin včetně kopií uložených v kuchyni            S 5

612       Vyhodnocení mank         S 10

613       Zápis o vadách zjištěných při přejímce materiálu  S 1

Poznámky:

* 1 –  po uzavření svazku

* 2  – po změně vlastníka

Spisový a skartační řád pro obce

Spisový a skartační řád ….. (název a adresa Obecního úřadu)

Obsah
1. Úvodní ustanovení
2. Příjem dokumentů
3. Evidence dokumentů
4. Vyřizování dokumentů
5. Podepisování dokumentů a užití razítek
6. Odesílání dokumentů
7. Ukládání dokumentů
8. Vyřazování dokumentů
9. Závěrečná ustanovení

Čl. 1

Úvodní ustanovení

1. Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v souladu s vyhláškou č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.

2. Má platnost pro ………………. (dále jen „úřad“) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance.

3. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu, popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností.

4. Za dokument se považuje každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti.

5. Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky.

6. Základní pojmy:
– spisovna je prostor, kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt
– skartační lhůta je doba, po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě
-spisový znak je znak, vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace
– skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Pardubicích. Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“.
– skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami.
– skartační řízení je proces, při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných

Čl. 2

Příjem dokumentů

1. Dokumenty doručené do úřadu přijímá na podatelně pověřená osoba (uveďte konkrétní funkci) k tomu určená, která za stav spisové služby odpovídá.

2. Pověřená osoba (konkrétní funkce) zkontroluje, zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podání v den, kdy byla doručena do úřadu, opatří otiskem podacího razítka. Po zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří se identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení.

3. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance, předá se mu neotevřený. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje se obdobně.

4. Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu, datum doručení, číslo jednací, počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost.

5. Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného kalendářního roku nebo celým rokem a lze doplnit o spisovou značkou zaměstnance. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem.

6. Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
a) došlé:
– knihy, noviny, časopisy, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání),
b) vlastní:
– koncepty, pomocné a interní dokumenty,
– neschopenky, dovolenky, propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců,
– dokumenty, u nichž je vedena samostatná evidence (viz čl. 3 odst. 10).

7. Obálka se u spisu ponechává:
– není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na obálce
– není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele)
– má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např. posouzení dodržení lhůty)
– u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku
– je-li adresa odesílatele pouze na obálce
– u stížností

Čl. 3

Evidence dokumentů

1. Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden podací deník, který je v záhlaví označen názvem obecního úřadu.

2. Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly. Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku.

3. Dokumenty se zapisují do podacího deníku, který obsahuje údaje:
– pořadové číslo dokumentu
– datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně
– identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako „vlastní“,
– číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,
– stručný obsah dokumentu,
– kdo dokument vyřizuje
– adresát a způsob vyřízení,
– den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh
– spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu

4. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné řádky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a označí slovy „Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím…“ a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby

5. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce „Uloženo“ číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. Pokud je podací deník veden v digitální podobě, spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu.

6. Zápisy do podacího deníku, pokud jsou vedeny v listinné podobě, se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. V případě potřeby se nahradí správným zápisem. Oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo ji provedl.

7. Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník a vede se k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní evidované dokumenty mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce „Vyřízeno“ se do podacího deníku zapíše „Sběrný arch“.

8. Úřad vede samostatnou evidenci dokumentů, na které se vztahují zvláštní právní předpisy, např. evidenci faktur, evidenci správních rozhodnutí, stížností, apod.

Čl. 4

Vyřizování dokumentů

1. Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení zpracovateli a ten potvrdí podpisem jeho převzetí v podacím deníku.

2. Jestliže se zjistí, že úřad není příslušný k vyřízení dokumentu, postoupí jej příslušnému místu a odesílatele o tom vyrozumí.

3. Spis se musí vyřídit nebo zpracovat věcně, srozumitelně a bez průtahů. Za vyřízení spisu zodpovídá zpracovatel. Vyřídí-li se dokument jinak než v listinné formě (např. telefonicky, osobním jednáním), učiní se o tom na dokumentu i v podacím deníku záznam.

4. Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku v něm zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jinou písemností, se tato skutečnost uvede v kolonce „Vyřízeno“ podacího deníku.

5. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku.

6. Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízeného dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání. Dokument v digitální podobě musí být převeden do analogové formy odpovídající době jeho vyřízení a opatřen náležitostmi originálu.

7. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který tvoří přílohu č. 1 tohoto spisového a skartačního řádu.

ČI. 5

Podepisování dokumentů a užívání razítek

1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy úřadu. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. (K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec zaručený elektronický podpis – pouze jestliže se vás to týká)

2. Pokud má úřad několik razítek stejného typu se shodným textem, rozlišují se pořadovými čísly.

3. Úřad vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance.

4. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: ztráty jeho platnosti, jeho ztráty nebo jeho opotřebování.

5. Ztrátu úředního razítka úřad bezodkladně oznámí odboru pro místní správu Ministerstva vnitra. V oznámení uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá.

Čl. 6

Odesílání dokumentů

1. Odesílání dokumentu zajišťuje úřad prostřednictvím pověřené osoby, která zajistí vybavení odesílaného dokumentu náležitostmi k jeho odeslání. Písemnosti jsou odesílány podle jejich závažnosti obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou, telefaxem, osobně nebo kurýrem.

2. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení připojí k příslušnému spisu.

Čl. 7

Ukládání dokumentů

1. Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty úřadu jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů (dále jen „spisovna“).

2. Dokumenty se ukládají do spisovny zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle.

3. Ve spisovně se ukládají písemnosti podle věcných hledisek v označených pořadačích či balících. Na štítku se uvede název obecního úřadu, název písemnosti, časový rozsah, skartační znak s lhůtou. Před předáváním písemností je třeba vytřídit multiplikáty, koncepty, kopie.

4. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný a uloží ho. O uložených dokumentech vede evidenci buď formou předávacích protokolů nebo v archivní knize. Ve spisovně se dokument ukládá věcně podle spisového plánu MŠ.

5. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně byly veřejně přístupné.

6. O zapůjčených dokumentech vede spisovna knihu zápůjček (sešit). Do ní zaznamená vždy datum zápůjčky, číslo jednací dokumentu, obsah a jméno a příjmení příslušného zaměstnance, který zapůjčení potvrdí svým podpisem.

7. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.

8. Kroniky obce a ostatní významné dokumenty se ukládají do trezoru (nebo jiné vyhrazené uzamykatelné místo), aby byly maximálně zabezpečeny před poškozením nebo zničením. Originály nelze zapůjčovat mimo obecní úřad.

Čl. 8

Vyřazování dokumentů

1. Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost úřadu a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty platnosti nebo opotřebení.

2. Skartační řízení se provede na základě skartačního návrhu. Při malém nárůstu písemností během jednoho roku může být skartační řízení provedeno za delší období, nesmí však přesáhnout dobu 5 let. Skartační návrh zašle úřad příslušnému archivu k posouzení a k výběru archiválií, a to v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. K provedení skartačního řízení sestaví skartační komisi, jejímž členem je vždy zaměstnanec zodpovědný za spisovnu.

3. Skartační návrh obsahuje označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, dobu jejich vzniku, jejich množství a návrh termínu provedení skartačního řízení (vzor je uveden v příloze č. 2).

4. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.

5. Na základě skartačního návrhu provede archivář ze SOkA Pardubice odbornou archivní dohlídku, při níž posoudí dokumenty a uloží skartační komisi sepsat upravený seznam archiválií a dokumentů vytříděných ke skartaci. Seznam bude přiložen ke skartačnímu protokolu, který obsahuje i souhlas se zničením vyřazených dokumentů skupiny „S“.

6. Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí úřad jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny.

7. Dokumenty vybrané jako archiválie předá úřad v dohodnutém termínu do SOkA Pardubice.

Čl. 9

Závěrečná ustanovení

1. Manipulace s utajovanými skutečnostmi se řídí zvláštním právním předpisem. Takové dokumenty lze předložit k vyřazení až po zrušení stupně utajení.

2. Všichni členové zastupitelstva a pracovníci ObÚ přicházející do styku s předpisem jsou povinni se s tímto spisovým a skartačním řádem seznámit a řídit se pokyny v něm uvedenými.

Tento spisový řád nabývá účinnosti dne …..

………….. kulaté razítko ……………..
starosta místostarosta

Seznam příloh:
Příloha č. 1 – Spisový a skartační plán
Příloha č. 2 – Vzor skartačního návrhu
Příloha č. 3 – Vzor formální úpravy písemnosti
…. záleží na ObÚ, co si chce do příloh uvést

Příloha č. 1

Spisový a skartační plán

lze si ukládací znaky rozšířit, upravit podle vlastního typu agendy, třeba nemáte rybníkářství, ale zelináře. V principu jde ukládací znak rozšiřovat nebo více rozčleňovat např. 103 – agenda komisí a můžete si udělat podmnožinu 103.1 (přestupková), 103.2 (kulturní) a tím si rozčleníte jednotlivé komise atd. Když nemáte např. matriku, tak tyto položky ze svého spisového a skartačního plánu vyřadíte.

Ukládací znak Název dokumentu Skartační znak a lhůta
Všeobecné věci a organizace
101 Zápisy ze zasedání včetně usnesení
101.1 – obecního zastupitelstva A 10
101.2 – obecní rady A 10
101.3 – výborů a komisí A 10
102 Agenda starosty, místostarosty A 10
103 Agenda komisí A 10
104 Organizace a členění ObÚ A 10
105 Obecné závazné vyhlášky a nařízení ObÚ A 10
106 Volby do zastupitelských sborů
106.1 – všeobecně V 10
106.2 – do parlamentu a obecních zastupitelstev A 10
106.3 – organizačně technické zabezpečení S 5
106.4 – seznamy voličů (do vypracování nových) S 5
106.5 – výsledky voleb, statistika A 10
106.6 – hlasovací lístky (po ukončení voleb 1 sada do archivu) S ihned
107 Program obecního zastupitelstva A 5
108 Veřejnoprávní smlouvy A 5
109 Petice, stížnosti podněty a oznámení občanů
109.1 – rozbory a hodnocení A 5
109.2 – konkrétní případy V 5
110 Směrnice, pokyny, metodická činnost V 5
111 Katastr obce, složení, rozdělení obcí, místní referendum A 20
112 Kontrolní činnost V 5
113 Plány, porady, jednání V 5
114 Státní informační systém S 5
115 Statistika a výkaznictví
115.1 – roční A 5
115.2 – ostatní a podklady S 5
116 Symbolika obce A 10
117 Čestná občanství A 10
118 Obecní kroniky A 10 *1
119 Zahraniční styky V 5
120 Živelné pohromy V 5

Obecní majetek
201 Evidence majetku obce
201.1 – obecní pozemky A 10 *2
201.2 – obecní budovy A 10 *2
201.3 – komunální podniky A 5 *2
201.4 – komunální organizace a zařízení A 5 *2
201.5 – privatizace A 10
202 Hospodaření a správa majetku
202.1 – převody majetku, kupní smlouvy A 15
202.2 – restituce A 10
202.3 – investice (nezakládá-li se do dokumentace stavby) A 10
202.4 – smlouvy o pronájmu V 5 *3
202.5 – veřejná soutěž, smlouvy o dílo V 10
202.6 – drobné opravy a údržba S 5
203 Inventarizace obecního majetku V 5
204 Pasporty a dokumentace budov a zařízení A 15 *3

Personální práce
301 Pracovní smlouvy, odměňování S 5
302 Finanční náhrady S 10
303 Osobní spisy S 45
303.1 – odchod do důchodu (nebo něco jiného) S 5
304 Mzdové listy nebo výplatní listiny nahrazující mzdové listy S 30
305 Dohody o provedení práce a pracovní činnosti S 10
306 Kolektivní smlouvy A 5

Finance
401 Rozpočty
401.1 – roční včetně rozborů A 10
401.2 – ostatní, podklady S 5
402 Dotace S 5
403 Daně, dávky a poplatky
403.1 – daň z nemovitostí V 5
403.2 – daň z přidané hodnoty V 10
403.3 – ostatní daně a poplatky S 10
403.4 – vymáhání S 20
404 Konfiskace A 5
405 Účetnictví
405.1 – roční účetní výkazy a závěrky A 10
405.2 – ostatní, měsíční, podklady S 10
405.3 – výplatní listiny S 5

Zemědělství, lesní a vodní hospodářství
501 Půda
501.1 – vynětí z půdního fondu, rekultivace A 15
501.2 – ochrana a využití půdního fondu A 5
501.3 – změny kultur V 5
502 Zemědělská výroba
502.1 – užívání půdy a jiného zemědělské majetku V 5
502.2 – ochrana proti škůdcům S 5
502.3 – kácení ovocných a okrasných stromů V 5
502.4 – veterinární péče V 5
503 Honební společenstva, myslivost V 5
504 Nájemní smlouvy S 5
505 Rybářské revíry A 5
505.1 – evidence rybářských lístků S 5
506 Hospodaření v obecním lese A 20
507 Vodní zdroje, hospodaření, zásobování A 20
508 lze doplnit o vlastní jinou činnost obce

Ochrana životního prostředí
601 Registrace významných krajinných prvků A 5
602 Stanoviska k chráněným částem přírody V 5
603 Ochrana ovzduší V 5
604 Odpadové hospodářství obce V 5

Místní hospodářství, doprava, obchod
701 Evidence živností A 5 *5
702 Živnostenské provozovny A 5
703 Hospodaření s byty S 10
704 Nebytové prostory S 10
705 Linková osobní doprava S 5
706 Správa místních komunikací V 5
707 Cestovní ruch či něco jiného

Územní plánování a stavební úřad
801 Územně plánovací dokumentace A 20
802 Územně plánovací podklady V 20
803 Uzemní rozhodnutí A 20
804 Stavební dokumentace A 10 *6
805 Vyvlastnění a 20
806 Povolení terénních úprav a zvláštních staveb A 10
807 Státní stavební dohled A 5
808 Sankce podle stavebního zákona S 5
809 Drobná stavební řízení S 10

Školství a kultura – zde je to různé podle ObÚ, konkrétně
901 Školy a mateřské školy
901.1 – organizační záležitosti A 5
901.2 – hospodářské záležitosti V 5
902 Kulturní aktivity
903 Péče o občanské záležitosti S 5
904 Péče o kulturní památky A 10
905 Kulturní zařízení (např. knihovna)
905.1 – organizační záležitosti A 5
905.2 – hospodářské záležitosti V 5
906 Obecní zpravodaj A 5

Sociální a zdravotní péče
1001 Sledování sociálních poměrů a vedení evidence V 5
1002 Péče o rodinu V 5
1002.1 Péče o těžce postižené občany V 5
1003 Dávky sociální péče S 10
1004 Hygienická služba V 5

Vnitřní správa
1101 Požární ochrana V 5
1102 Matriky A 100
1102.1 – užívání a změna jména a příjmení A 75
1102.2 – sbírka matričních dokladů A 75
1102.3 – kniha ověřování opisů listin a podpisů S 54
1103 Evidence válečných hrbů A 5
1104 Evidence hřbitovů A 5
1105 Evidence obyvatel A 20 *7
1106 Zprávy a informace o občanech V 5
1107 Pokutování ve státní správě S 5
1108 Razítka V 5 *8
1109 Ztráty a nálezy S 5
1110 Názvy ulic, prostranství, číslování domů A 10
1111 Podací deníky A 5 *1
1112 Skartační návrhy a protokoly A 5
1113 Evidence pomůcek V 5
1114 Spolupráce při sčítání lidu, domů a bytů V 5
1115 Spolupráce s různými organizacemi V 5
1115.1 – konkrétně
1116 Ochrana veřejného pořádku
1116.1 – evidence, zprávy A 5
1116.2 – přestupky S 5
1117 Obecní policie V 5
1118 Ostatní hospodářsko-správní záležitosti S 5
1118.1 – rozhlas S 5
1118.2 – autopark (apod.) S 5

Poznámky:
* 1 – po uzavření svazku
* 2 – po změně vlastníka
* 3 – po ukončení platnosti
* 4 – po ukončení volebního období
* 5 – po zrušení živnosti
* 6 – po odstranění stavby
* 7 – po vyřazení
* 8 – po pořízení nových

Příloha č. 2

Vzor skartačního návrhu

Státní okresní archiv

…………………..

………………….

č.j. ……….. Vyřizuje: …………./telefon Místo, datum

Věc: Skartační návrh

Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změnách některých zákonů, podle vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu s vnitropodnikovou směrnicí č. …. (spisový a skartační řád), předkládáme skartační návrh na vyřazení dokumentů a žádáme o odborné posouzení. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty úřadu z let ….………. s uplynulými skartačními lhůtami, které již nejsou potřebné pro další činnost. U písemností skupiny „V“ byl proveden předběžný výběr. Písemnosti jsou uloženy ve spisovně úřadu. Přiložený seznam je uspořádán podle znaků spisového a skartačního plánu, který je součástí skartačního řádu úřadu.

Jméno, příjmení, funkce

Příloha č. 1
Dokumenty skupiny A a dokumenty skupiny V, které byly přeřazeny do A

Pořadové Ukládací Druh Období Skartační Množství
číslo znak dokumentu vzniku znak a lhůta (počet krabic, dokumentu balíků, svazků apod.)

Příloha č. 2

Dokumenty skupiny S a dokumenty skupiny V, které byly přeřazeny do S

Pořadové Ukládací Druh Období Skartační Množství

číslo znak dokumentu vzniku znak a lhůta) (počet krabic, dokumentu balíků, svazků apod.)

Spisový a skartační řád pro školy

Spisový a skartační řád …………. (název a adresa ZÁKLADNÍ ŠKOLY)

(ZVLÁŠTNÍ, POMOCNÉ )

Obsah

1. Úvodní ustanovení

2. Příjem dokumentů

3. Evidence dokumentů

4. Vyřizování dokumentů

5. Podepisování dokumentů a užití razítek

6. Odesílání dokumentů

7. Ukládání dokumentů

8. Vyřazování dokumentů

9. Závěrečná ustanovení

Čl. 1

Úvodní ustanovení

1. Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v souladu s vyhláškou č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.

2. Má platnost pro základní (zvláštní, pomocnou) školu …název……….(dále již pouze ZŠ, ZVŠ, PŠ) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance.

3. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti ZŠ, popřípadě z činnosti jejího právního předchůdce, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností.

4. Za dokument se považuje každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který je do ZŠ doručován nebo vzniká z její činnosti.

5. Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky.

6. Základní pojmy:

– spisovna je vyčleněný prostor, kam se ukládají vyřízené dokumenty ZŠ do doby uplynutí jejich skartačních lhůt

– skartační lhůta je doba, po kterou jsou dokumenty uloženy ve spisovně

– spisový znak je znak, vyjadřující věcné zařazení dokumentu

– skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Pardubicích. Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“.

– skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami.

– skartační řízení je proces, při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných

Čl. 2

Příjem dokumentů

1. Dokumenty doručené do ZŠ přijímá na sekretariátě (zde uvést funkci pověřeného pracovníka např. hospodářka, sekretářka, ředitel – podle skutečného stavu) ……. .., která za stav spisové služby odpovídá.

2. Pověřená osoba (uvést funkci) zkontroluje, zda souhlasí počet listů a příloh  dokumentů a všechna doručená podání v den, kdy byla doručena do ZŠ, opatří otiskem podacího razítka. Po zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří jej identifikátorem elektronické podatelny a předá k vyřízení.

3. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance, předá se mu neotevřený. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje se obdobně.

4. Podací razítko obsahuje vždy: název ZŠ, datum doručení, číslo jednací, počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost.

5. Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného kalendářního roku nebo celým rokem a lze ho doplnit o spisovou značku zaměstnance. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem.

6. Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:

a) došlé:

– knihy, noviny, časopisy, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání),

b) vlastní:

– koncepty, pomocné a interní dokumenty,

– neschopenky, dovolenky, propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců,

– dokumenty, u nichž je vedena samostatná evidence (viz čl. 3 odst. 10).

7. Obálka se u spisu ponechává:

– není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na obálce

– není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele)

– má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např. posouzení dodržení lhůty)

– u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku

– je-li adresa odesílatele pouze na obálce

– u stížností

Čl. 3

Evidence dokumentů

1. Pro veškerou agendu ZŠ je veden jeden podací deník, který je v záhlaví označen názvem ZŠ.

2. Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly. Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku.

3. Dokumenty se zapisují do podacího deníku, který obsahuje údaje:

–  pořadové číslo dokumentu

– datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně

– identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako „vlastní“,

–  číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,

–  stručný obsah dokumentu,

–  kdo dokument vyřizuje

–  adresát a způsob vyřízení,

– den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků  příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh

– spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu

4. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné řádky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a označí slovy „Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím…“ a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby

5. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce „Uloženo“ číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. Pokud je podací deník veden v digitální podobě, spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu.

6. Zápisy do podacího deníku, pokud jsou vedeny v listinné podobě, se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. V případě potřeby se nahradí správným zápisem. Oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo ji provedl.

7. Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník a vede se k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní evidované dokumenty mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce „Vyřízeno“ se do podacího deníku zapíše „Sběrný arch“.

8. ZŠ vede samostatnou evidenci dokumentů, na které se vztahují zvláštní právní předpisy, např. evidenci faktur, evidenci správních rozhodnutí, stížností, apod.

Čl. 4

Vyřizování dokumentů

1. Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení zpracovateli a ten potvrdí podpisem jeho převzetí v podacím deníku.

2. Jestliže se zjistí, že ZŠ není příslušná k vyřízení dokumentu, postoupí jej příslušnému místu a odesílatele o tom vyrozumí.

3. Spis se musí vyřídit nebo zpracovat věcně, srozumitelně a bez průtahů. Za vyřízení spisu zodpovídá zpracovatel. Vyřídí-li se dokument jinak než v listinné formě (např. telefonicky, osobním jednáním), učiní se o tom na dokumentu i v podacím deníku záznam.

4. Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku v něm zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, se tato skutečnost uvede v kolonce „Vyřízeno“ podacího deníku.

5. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku.

6. Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízeného dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání. Dokument v digitální podobě musí být převeden do analogové formy odpovídající době jeho vyřízení a opatřen náležitostmi originálu.

7. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který tvoří přílohu č. 1.

ČI.  5

Podepisování dokumentů a užívání razítek

1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy ZŠ. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka.

2. ZŠ vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance.

3. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: ztráty jeho platnosti, jeho ztráty nebo jeho opotřebování. Je součástí skartačního řízení.

4. Ztrátu úředního razítka ZŠ bezodkladně oznámí……….nevím, asi svému zřizovateli. V oznámení uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá.

Čl. 6

Odesílání dokumentů

1. Odesílání dokumentu zajišťuje ZŠ prostřednictvím pověřené osoby. Písemnosti jsou odesílány podle jejich závažnosti obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou, telefaxem, osobně nebo kurýrem.

2. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení připojí k příslušnému spisu.

Čl. 7

Ukládání dokumentů

1. Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty ZŠ jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů (dále jen „spisovna“).

2. Dokumenty se ukládají do spisovny zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle.

3. Ve spisovně se ukládají písemnosti podle věcných hledisek v označených pořadačích či balících. Na štítku se uvede název ZŠ, název písemnosti, časový rozsah, skartační znak s lhůtou. Před předáváním písemností je třeba vytřídit multiplikáty, koncepty, kopie.

4. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný a uloží ho. O uložených dokumentech vede evidenci buď formou předávacích protokolů nebo v archivní knize. Ve spisovně se dokument ukládá věcně podle spisového plánu ZŠ.

5. O zapůjčených dokumentech vede spisovna knihu zápůjček (sešit). Do ní pověřený pracovník zaznamená vždy datum zápůjčky, číslo jednací dokumentu, obsah a jméno a příjmení příslušného zaměstnance, který zapůjčení potvrdí svým podpisem.

6. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.

7. Kroniky a ostatní významné dokumenty se ukládají tak, aby byly maximálně zabezpečeny před poškozením nebo zničením.

Čl. 8

Vyřazování dokumentů

1. Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost ZŠ a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty platnosti nebo opotřebení.

2. Skartační řízení se provede na základě skartačního návrhu. Při malém nárůstu písemností během jednoho roku může být skartační řízení provedeno za delší období, nesmí však přesáhnout dobu 5 let. Skartační návrh zašle ZŠ Státnímu okresnímu archivu v Pardubicích (dále již SOkA Pardubice) k posouzení a k výběru archiválií, a to v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. K provedení skartačního řízení sestaví skartační komisi, jejímž členem je vždy pracovník zodpovědný za spisovnu.

3. Skartační návrh obsahuje: označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, dobu jejich vzniku, jejich množství a návrh termínu provedení skartačního řízení.

4. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.

5. Na základě skartačního návrhu provede archivář ze SOkA Pardubice na škole odbornou archivní dohlídku, při níž posoudí dokumenty a uloží skartační komisi sepsat upravený seznam archiválií a dokumentů vytříděných ke skartaci. Seznam bude přiložen ke skartačnímu protokolu, který obsahuje i souhlas  se zničením vyřazených dokumentů skupiny „S“.

6. Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí ZŠ jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny.

7. Dokumenty vybrané jako archiválie předá ZŠ v dohodnutém termínu do SOkA Pardubice.

Čl. 9

Závěrečná ustanovení

1) Tento spisový a skartační řád ruší spisový a skartační řád z roku …..

2) Tento spisový řád nabývá účinnosti dnem ….. .

 

kulaté razítko                            ……………..

ředitel(ka) ZŠ

Seznam příloh:

1. Spisový a skartační plán

2. Vzor skartačního návrhu

3. jestli cítíte potřebu tam něco dát –např.  vzor nějakého tiskopisu.

Příloha č. 1

Spisový a skartační plán

lze si ukládací znaky rozšířit, upravit podle vlastního typu agendy. V principu jde spisový znak rozšiřovat nebo více rozčleňovat.

Spisový znak     Název dokumentu          Skartační znak a lhůta

Všeobecné věci a organizace

101       Statut, zřizovací listina, rozhodnutí o zařazení do sítě škol A 10

102       Dekrety jmenovací, odvolací (ředitele)     A 10

103       Agenda ředitele (zastupování, podpisové oprávnění, apod.)          A 10

104       Dekrety o zřízení, sloučení, delimitaci a rušení ZŠ A 10

105       Organizační struktura ZŠ            A 5

106       Interní směrnice a řády (mzdový, organizační, provozní atd.         A 5

107       Smlouvy

107.1    – kolektivní        A 10

107.2    – majetkoprávní             A 10

107.3    – hospodářské, o pronájmu        S 5

107.4    – o provedení práce a pracovní činnosti, o vedlejším poměru        S 5

107.5    – pojistné (pouze ukázky – A 5)   S 5 nebo S 10

108       Jednání se zřizovatelem A 10

109       Kontrolní činnost nadřízených orgánů      A 5

Zápisy z porad

110.1    – zápisy z pedagogických porad   A 10

110.2    – zápisy z pedagogických a uměleckých rad         A 5

110.3    – zápisy komisí odborných předmětů       A 5

110.4    – zápisy z konferencí      A 10

Výroční zprávy   A 10

111       Statistika a výkaznictví

111.1    – roční, souhrnné zprávy, přehledy, hodnocení     A 5

111.2    – ostatní a podklady       S 5

112       Kroniky a časopisy ZŠ, dokumentace ke kronice   A 10 *1

113       Čestné názvy ZŠ, významná blahopřání   A 10

114       Záznam o školním úraze

114.1    – smrtelný a těžký          A 10

114.2    – ostatní, kniha úrazů     S 5

115       Hmotná odpovědnost (po ztrátě platnosti)           S 1

116       Podací deníky    A 5  *1

117       Sešity klíčů, razítek        S 10

118       Sešity objednávek          S 5

119       Seznamy členů vedení    A 10

120       BOZP

120.1    – výkazy o stavu bezpečnosti a hygieny    A 10

120.2    – bezpečnostní prověrky, protokoly          S 5

120.3    – seznamy pomůcek       S 3

121       Cesty (zprávy) služební  S 5

122       Cesty studijní, zájezdy    V 10

123       Stížnosti žáků, rodičů, učitelů      V 10

124       Duplikáty vysvědčení, vysvědčení nevyzvednutá    S 5

125       Družba škol (družební vztahy, akce, besedy)        V 5

Majetek základní školy

201       Evidence majetku školy  A 10 *2

202       Hospodaření a správa majetku

202.1    – převody majetku, kupní a darovací smlouvy       A 10

202.2    – investice (nezakládá-li se do dokumentace stavby)         A 10

202.3    – veřejná soutěž, smlouvy o dílo  V 10

202.4    – drobné opravy a údržba           S 5

203       Inventarizace majetku

203.1    – mimořádná ke dni vzniku, zániku, reorganizaci  A 10

203.2    – inventární soupisy, karty          S 5

Personální práce

301       Pracovní smlouvy, odměňování   S 5

302       Finanční náhrady           S 10

303       Osobní spisy      S 45

303.1    – odchod do důchodu (je-li založeno samostatně) S 5

304       Mzdové listy nebo výplatní listiny nahrazující mzdové listy S 30

305       Dohody o provedení práce a pracovní činnosti      S 10

306       Kolektivní smlouvy          A 5

307       Kniha docházky  S 3

 

Finance

401       Rozpočty

401.1    – roční včetně rozborů    A 10

401.2    – ostatní, podklady         S 5

402       Účetnictví

402.1    – roční účetní výkazy, rozbory, rozvahy (delimitační?)       A 10

402.2    – ostatní účetní doklady, měsíční, podklady          S 5 nebo S 10

402.3    – výplatní listiny S 5

403       Dotace  S 5

Pedagogický úsek

501       Třídní kniha       S 10

502       Třídní výkazy     A 45

503       Výpis z třídního výkazu   S 3

504       Výkaz a třídní kniha zdravotní tělesné výchovy      S 10

505.1    Katalogový list žáka pro 1. stupeň ZŠ      S 45

505.2    Katalogový list žáka pro 2. stupeň ZŠ      A 45

506       Záznamy o práci v nepovinném předmětu, zájmovém útvaru        S 10

507       Protokol o komisionální zkoušce pro ZŠ   S 5

508       Přehled výchovně vzdělávací práce ŠD, ŠK           S 5

509       Péče o těžce postižené děti        V 5

510       Rozvrh hodin     S 1

511       Hygienická služba, ozdravovny, lékařské prohlídky            S 5

508       Školy v přírodě (podklady, seznamy dětí, vyúčtování)        S 5

509       Seznamy dětí    V 5

510       Odborné testy pedagogicko psychologické poradny (ukázky)         A 10

511       lze rozšiřovat podle vlastní potřeby

Stravování

601       Denní výpis z výdejek     S 3

602       Evidenční listy obalů       S 5

603       Jídelní lístky       S 1

604       Kniha zbytků      S 3

605       Inventurní soupis D4T 57 nebo D4T 51    S 10

606       Inspekční záznam          S 3

607       Peněžní deník, pokladní kniha     S  5

608       Přihlášky ke stravování, poukázky ke stravování (nepoužité)          S 3

609       Skladní karta zásob        S 5

610       Stravenky použité          S 1

611       Výdejky potravin včetně kopií uložených v kuchyni            S 5

612       Vyhodnocení mank         S 10

613       Zápis o vadách zjištěných při přejímce materiálu  S 1

614       Výdejky ke skladovým kartám     S 3

Poznámky:

* 1 –  po uzavření svazku

* 2  – po změně vlastníka

 

Příloha č. 2

Vzor skartačního návrhu:

Státní okresní archiv

……………………

……………………

č.j. ………..                               Vyřizuje: …………./telefon                                  Místo, datum

Věc: Skartační návrh

Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změnách některých zákonů, podle vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu s vnitropodnikovou směrnicí č. …. (spisový a skartační řád), předkládáme skartační návrh na vyřazení dokumentů a žádáme o odborné posouzení.

Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty školy z let ….………. s uplynulými skartačními lhůtami, které již nejsou potřebné pro další činnost. U písemností skupiny „V“ byl proveden předběžný výběr. Písemnosti jsou uloženy ve spisovně školy (adresa).

Jméno, příjmení, funkce

 

Příloha č. 1

Dokumenty skupiny A a dokumenty skupiny V, které byly přeřazeny do A

Pořadové          Ukládací            Druh                 Období               Skartační         Množství

číslo                 znak                 dokumentu        vzniku                znak a lhůta     (počet krabic,

dokumentu                                                                                                         balíků, svazků apod.)

Příloha č. 2

Dokumenty skupiny S a dokumenty skupiny V, které byly přeřazeny do S

Pořadové          Ukládací            Druh                 Období  Skartační          Množství

číslo                 znak                 dokumentu        vzniku   znak a lhůta      (počet krabic,

dokumentu                                                                                          balíků, svazků apod.)

Požární řád obce

OBECNĚ ZÁVAZNÁ VYHLÁŠKA

č. ……./200.

Zastupitelstvo obce …… (název) …… se na svém zasedání dne …… usneslo vydat na základě § 29 odst. 1 písm. o) zákona č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, ve znění pozdějších předpisů, a v souladu s § 10 a 84 odst. 2 písm. i) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, tuto obecně závaznou vyhlášku:

Požární řád obce

Čl. 1

Úvodní ustanovení

Požární řád obce/města …… (název) …… upravuje organizaci a zásady zabezpečení požární ochrany v obci dle § 15 odst. 1 nařízení vlády č. 172/2001 Sb., k provedení zákona o požární ochraně, ve znění nařízení vlády č. 498/2002 Sb.

Čl. 2

Vymezení činnosti osob, pověřených zabezpečováním požární ochrany v obci/městě

alternativa 1
(1) Ochrana životů, zdraví a majetku občanů před požáry, živelními pohromami a jinými mimořádnými událostmi v katastru obce/města je zajištěna jednotkou sboru dobrovolných hasičů (dále jen „SDH“) obce podle čl. 5 této vyhlášky a dále následující jednotkou/jednotkami požární ochrany [uvést druh jednotky podle § 65 zákona č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o požární ochraně“), kategorii a dislokaci jednotek požární ochrany, předurčených pro zásah v katastrálním území obce v 1. stupni požárního poplachového plánu kraje]. jednotka …… (uvést název jednotky, např. Hasičského záchranného sboru Jihočeského kraje, Hasičského záchranného sboru podniku Biocel Paskov, a.s., apod.) kategorie JPO …… (uvést kategorii jednotky požární ochrany dle zařazení v plošném pokrytí území kraje jednotkami požární ochrany, např. JPO II) se sídlem …… (uvést název obce, ve které je jednotka požární ochrany dislokována),
b) jednotka …….

Za předpokladu většího rozsahu nebo častějších změn doporučujeme zpracovat v textu článku pouze druh a adresu jednotek. V příloze vyhlášky pak ostatní údaje, případně jména a příjmení vést v dokumentaci obce.

alternativa 2
(1) Ochrana životů, zdraví a majetku občanů před požáry, živelními pohromami a jinými mimořádnými událostmi v katastru obce/města je zajištěna společnou jednotkou …… (uvést druh společné jednotky požární ochrany) …… zřízenou na základě smlouvy o sdružení podle § 69a zákona o požární ochraně s …… (název obce nebo právnické či podnikající fyzické osoby, se kterou je smlouva o sdružení uzavřena) a dále následujícími jednotkami požární ochrany …… (viz jednotky v alternativě 1) …… (znění odstavce se vztahuje na případ, že obec zřizuje společnou jednotku požární ochrany na základě smlouvy o sdružení ve smyslu § 69a zákona o požární ochraně).

(2) K zabezpečení úkolů podle odstavce 1 obec/město pověřuje kontrolou dodržování povinností, stanovených předpisy o požární ochraně ve stanoveném rozsahu …… (funkce, odborná způsobilost). Konkrétní určení osob/osoby a rozsah působnosti bude součástí dokumentace obce.
Doporučujeme, aby zastupitelstvo uložilo usnesením radě obce, popř. starostovi předložit zastupitelstvu informaci o stavu požární ochrany v obci/městě a projednávat stav požární ochrany v obci/městě minimálně …… (určení času) …… a vždy po závažných mimořádných událostech majících vztah k požární ochraně obce/města.

Čl. 3

Podmínky požární bezpečnosti při činnostech, v objektech nebo v době zvýšeného nebezpečí vzniku požáru se zřetelem na místní situaci

(1) Za činnosti, při kterých hrozí nebezpečí vzniku požáru, se dle místních podmínek považuje:
a) …… (vypsat konkrétní činnost) ……; požární bezpečnost při provozování této činnosti je zabezpečena …… (vypsat konkrétní způsob např. zřízení požární hlídky). Konkrétní složení požární hlídky a počet osob bude součástí …… (dokumentace obce nebo přílohy vyhlášky),
b) …… (vypsat obdobným způsobem další činnosti) ……

(2) Za dobu se zvýšeným nebezpečím vzniku požáru se dle místních podmínek považuje:
a) …… (vypsat konkrétní určení doby např. období sucha, letní období od …… do …… atd.) ……; požární bezpečnost v tomto období je zabezpečena …… (vypsat konkrétní podmínky např. zákaz kouření, rozdělávání ohňů, zřízení požární hlídky). Konkrétní složení požární hlídky a počet osob bude součástí …… (dokumentace obce nebo přílohy vyhlášky). Tímto ustanovením nesmí být dotčeno nařízení kraje dle § 27odst. 1 písm. f) bod 1. zákona o požární ochraně, respektive vychází se z tohoto ustanovení,
b) …… (vypsat obdobným způsobem další období) ……

(3) Za objekty se zvýšeným nebezpečím vzniku požáru se dle místních podmínek považuje:
a) …… (vypsat konkrétní objekt např. kulturní středisko) ……; požární bezpečnost v tomto objektu je zabezpečena …… (vypsat konkrétní způsob např. zřízení požární hlídky). Konkrétní složení požární hlídky a počet osob bude součástí …… (dokumentace obce nebo přílohy vyhlášky),
b) …… (vypsat obdobným způsobem další objekty) ……
Poznámka: Obec upravuje řešené oblasti ve vyhlášce, není-li již stanoveno v nařízení kraje jinak.

Čl. 4

Způsob nepřetržitého zabezpečení požární ochrany

(1) Přijetí ohlášení požáru, živelní pohromy či jiné mimořádné události v katastru obce/města je zabezpečeno systémem ohlašoven požáru, uvedených v čl. 7.

(2) Ochrana životů, zdraví a majetku občanů před požáry, živelními pohromami a jinými mimořádnými událostmi v katastru obce/města je zabezpečena jednotkami požární ochrany, uvedenými v čl. 1.

Čl. 5

Jednotky sboru dobrovolných hasičů obce, kategorie, početní stav a vybavení

(1) Obec/město zřizuje jednotku/jednotky sboru dobrovolných hasičů obce, uvedenou/uvedené v příloze č. ……. Kategorie, početní stav a vybavení požární technikou a věcnými prostředky požární ochrany jednotek/jednotky sboru dobrovolných hasičů obce jsou uvedeny v příloze č. …… Přílohy/příloha č. …… jsou/je nedílnou součástí požárního řádu obce.

V příloze uvést následující tabulky:

Dislokace JPO Kategorie JPO Počet členů Minimální počet členů v pohotovosti

Požární technika a věcné prostředky PO Počet

Legenda:
JPO ………………… jednotka požární ochrany.
Dislokace JPO … název obce nebo místní části, ve které je jednotka dislokována.
Kategorie JPO … kategorie jednotky požární ochrany dle zařazení v plošném pokrytí území kraje jednotkami požární ochrany.
Počet členů …….. skutečný počet členů jednotky; minimální počet členů jednotky a jejich funkční zařazení je uvedeno v příloze č. 4 vyhlášky č. 247/2001 Sb., o organizaci a činnosti jednotek požární ochrany.
Minimální počet členů
v pohotovosti …. počet členů jednotky sboru dobrovolných hasičů obce kategorie JPO II nebo JPO III zajišťujících nepřetržitou pracovní pohotovost pro zásah mimo katastrální území zřizující obce [dle § 29 odst. 3 – zpravidla jedno nebo dvě družstva o sníženém početním stavu (1+3)].

Obě tabulky se uvádějí pro každou jednotku sboru dobrovolných hasičů obce, kterou obec/město zřizuje.

Ve výpisu požární techniky je vhodné v souvislosti s § 5 odst. 1 písm. b) a c) zákona č. 168/1999 Sb., o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou provozem vozidla a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla), ve znění pozdějších předpisů a Pokynem generálního ředitele Hasičského záchranného sboru ČR a náměstka ministra vnitra č. 20/2003 uvádět typ a druh vozidla, registrační značku, číslo série a technického průkazu a VIN (u starších vozidel číslo karoserie nebo podvozku).

(2) Členové jednotky se při vyhlášení požárního poplachu co nejrychleji dostaví do požární zbrojnice …… (uvést adresu) …… anebo na jiné místo, stanovené velitelem jednotky.

Čl. 6

Přehled o zdrojích vody pro hašení požárů a podmínky jejich trvalé použitelnosti. Stanovení dalších zdrojů vody pro hašení požárů a podmínky pro zajištění jejich trvalé použitelnosti

(1) Obec/město stanovuje následující zdroje vody pro hašení požárů a další zdroje požární vody, které musí svou kapacitou, umístěním a vybavením umožnit účinný požární zásah
a) přirozené (řeky, potoky, jezera, rybníky apod.)
1. ……
2. ……
b) umělé (hydrantová síť, požární nádrže, požární studny, nádrže pro zachycení dešťové vody, apod.)
1. ……
2. ……
c) víceúčelové (zásobníky technologické vody, nádrže na chladicí vodu, přehrady, hospodářské nádrže, koupaliště, plavecké bazény, vodojemy, apod.)
1. ……
2. ……

U jednotlivých zdrojů se uvede konkrétní čerpací stanoviště pro požární techniku, využitelná kapacita zdroje, podmínky použitelnosti atd.

(2) Obec/město zpracovává a udržuje v aktuálním stavu plánek obce s vyznačením zdrojů vody pro hašení požárů, čerpacích stanovišť pro požární techniku a vhodného směru příjezdu/příjezdové komunikace, který v jednom vyhotovení předává jednotce/jednotkám požární ochrany uvedené/uvedeným v článku 5 a jednotce HZS …… (název) …… kraje územní odbor …… (název) ……

(3) Vlastník nebo uživatel zdrojů vody pro hašení je povinen1), v souladu s předpisy o požární ochraně, umožnit použití požární techniky a čerpání vody pro hašení požárů, zejména udržovat trvalou použitelnost čerpacích stanovišť pro požární techniku, trvalou použitelnost zdroje …… (dle místních podmínek lze stanovit další opatření) …….

(4) Vlastník pozemku/příjezdové komunikace ke zdrojům vody pro hašení je povinnen1) zajistit volný příjezd pro mobilní požární techniku. Vlastník převede prokazatelně tuto povinnost na další osobu (správce, nájemce, uživatele), nevykonává-li svá práva vůči pozemku nebo komunikaci sám.

Čl. 7

Seznam ohlašoven požárů a dalších míst, odkud lze hlásit požár a způsob jejich označení

(1) Obec/město zřizuje následující ohlašovny požárů, které jsou trvale označeny tabulkou „Ohlašovna požárů”
a) ….. (název, adresa, telefon, případně další specifikace, je-li na adrese více majitelů apod.)…..
b) ……

(2) Obec/město zřizuje následující další místa pro hlášení požárů, která jsou trvale označena tabulkou „Zde hlaste požár” nebo symbolem telefonního čísla „150”
a) …… (název, adresa, telefon, případně další specifikace, je-li na adrese více majitelů apod.)…..,
b) ……

Čl. 8

Způsob vyhlášení požárního poplachu

Vyhlášení požárního poplachu v obci/městě se provádí buď
a) signálem „POŽÁRNÍ POPLACH”, který je vyhlašován přerušovaným tónem sirény po dobu jedné minuty (25 sec. tón – 10 sec. pauza – 25 sec. tón) nebo
b) signálem „POŽÁRNÍ POPLACH”, vyhlašovaným elektronickou sirénou (napodobuje hlas trubky, troubící tón „HO – ŘÍ”, „HO – ŘÍ”) po dobu jedné minuty (je jednoznačný a nezaměnitelný s jinými signály).
V případě poruchy technických zařízení pro vyhlášení požárního poplachu se požární poplach v obci/městě vyhlašuje ……. (uvést konkrétní způsob podle místní situace)…..

Čl. 9

Seznam sil a prostředků jednotek požární ochrany podle výpisu z požárního poplachového plánu ……. (název) ……. kraje je uveden v příloze č. 1.

Čl. 10

Závěrečná a zrušovací ustanovení

Touto obecně závaznou vyhláškou se ruší ……

Čl. 11

Účinnost

Tato obecně závazná vyhláška nabývá účinnosti ……

Příloha č. 1 k vyhlášce č. …………..
Seznam sil a prostředků
jednotek požární ochrany
Podle požárního poplachového plánu kraje

(1) Seznam sil a prostředků jednotek požární ochrany pro první stupeň poplachu obdrží ohlašovny požárů obce/města a právnické osoby a podnikající fyzické osoby, které zřizují jednotku požární ochrany.

(2) V případě vzniku požáru nebo jiné mimořádné události jsou pro poskytnutí pomoci v katastru obce/města určeny podle stupně požárního poplachu následující jednotky požární ochrany:

stupeň požárního poplachu – první jednotka PO – druhá jednotka PO – třetí jednotka PO
I.
II.
III.

————————–
§ 7 odst. 1 zákona č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, ve znění pozdějších předpisů